Doctors who run their own practices often find their time split between their trade and management. But Dr. Kristina Worseg has made an art of delegation and management, allowing her to focus almost entirely on being a doctor while her trusted employees run the business with little to no oversight. Benjamin Lutje recently hosted Dr. Worseg on our Zircon Medical podcast series to discuss her dental practice, product line, and the art of management. Introducing Dr. Worseg, the founder of Ordination Dr. Kristina Worseg.

Wir stellen vor: Dr. Worseg, Gründerin der Ordination Dr. Kristina Worseg.

Dr. Worseg trägt viele Hüte. Sie ist eine außergewöhnlich talentierte Zahnärztin, die sich auf kosmetische Zahnheilkunde, Wurzelkanäle, Implantologie und andere Bereiche der Zahnmedizin spezialisiert hat. Im Jahr 2013 hat sie ihr Medizinstudium in Wien abgeschlossen. Sie hat ihre eigene Zahnarztpraxis mit dem Namen Ordination Dr. Kristina Worseg in Wien gegründet und ihre eigene Zahnarztpraxis Pflegeproduktlinie namens Dr. Worseg Top Smile auf den Markt gebracht. Sie betreibt auch einen YouTube-Kanal, auf dem sie häufig gestellte Fragen zu Zahnpflegetipps, Implantatkosten, usw. beantwortet. Und wenn das noch nicht genug wäre, ist sie außerdem eine liebevolle Mutter von zwei Kindern. Jede dieser Rollen würde die meisten Menschen ganztägig beschäftigen. Doch Frau Dr. Worseg schafft es irgendwie, all diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen - und das vor allem, weil sie die Kunst der Delegation, des Managements und des Mitarbeiteraufbaus beherrscht.

Dr. Worseg wusste schon immer, dass sie mit ihren Händen arbeiten wollte. Als Kind war sie von Kunsthandwerk angezogen und stellte kleine Gläser, Kisten und andere Gegenstände her. Sie folgte ihrer Liebe zum Handwerk in ihre medizinische Fakultät in Wien, wo sie sich für Allgemeinmedizin einschrieb und sich schließlich auf Zahnmedizin spezialisierte. Auch wenn Kunsthandwerk und Zahnmedizin für manche wie Gegensätze erscheinen können, sieht Dr. Worseg einen Zusammenhang zwischen ihrer Liebe zum Basteln und ihrer gegenwärtigen Liebe zur Zahnmedizin und zur Freude in den Augen ihrer Patienten, wenn sie ihnen ihr Lächeln zurückbringt. Für sie ist es eine besondere Freude, Patienten wieder ohne Angst oder Bedenken lachen zu sehen und sie sagen zu hören, dass sie ihre Ängste vor Zahnbehandlungen überwunden haben.

Die Vorteile und Herausforderungen einer eigenen Praxis

Dr. Worseg sagt, dass sie immer eine freiheitsliebende Person war, die von einem unabhängigen Leben angezogen wurde, in dem sie Selbstverantwortung übernehmen kann. Sie baute ihre Zahnarztpraxis kurz nach ihrem Medizinstudium und ihrer Ausbildung von Grund auf neu auf und übernahm eine aktive Rolle im geschäftlichen Aspekt ihrer Praxis und ihres Managements. Sie liebt es, ihre eigene Zahnarztpraxis zu führen, weil sie Urlaub machen kann, wann immer sie will, nicht um Erlaubnis bitten muss, wenn sie früh gehen oder bis Mitternacht arbeiten möchte und sie kann ihre Arbeit und elterliche Verantwortung unter einen Hut bringen, ohne sich anderen erklären zu müssen. Sie kann auch mutige Entscheidungen treffen, zum Beispiel, bietet sie in ihrer Zahnarztpraxis keine Amalgame an. Dies ist ein fortschrittlicher Schritt, der sie nach österreichischen Maßstäben zu einem Ausreißer gemacht hat.

Laut Dr. Worseg waren die gesetzlichen Anforderungen ihre größte Herausforderung beim Aufbau ihrer Zahnarztpraxis. Sie hat keine bestehende Praxis übernommen, sondern von Grund auf aufgebaut. Ihre zweitgrößte Herausforderung war die Buchhaltung, bei der sie zugibt, dass sie sie immer noch nicht ganz versteht. Der wichtigste Aspekt ihres Geschäfts war jedoch der Aufbau eines Teams von Mitarbeitern, die alle administrativen Aufgaben unabhängig erledigen, sodass sie sich auf ihre Hauptaufgabe als Zahnärztin und Ärztin konzentrieren kann. Dr. Worseg glaubt, dass sie einen Großteil ihrer Freiheit ihren Mitarbeitern verdankt, die von einem mitfühlenden, vertrauensvollen und flexiblen Arbeitsumfeld profitieren, das ihre inhärenten Fähigkeiten und Talente fördert. Der Aufbau eines so engagierten Teams erfordert jedoch gegenseitiges Vertrauen.

Aufgaben delegieren und ein Team aus zuverlässigen Mitarbeitern aufbauen.

Die meisten Zahnärzte, die ihre eigene Zahnarztpraxis betreiben, müssen mindestens die Hälfte ihrer Zeit für Management- und Verwaltungsarbeiten aufwenden. Dr. Worseg muss jedoch nur rund 20 % der Verwaltungsarbeit erledigen und vertraut darauf, dass ihre Mitarbeiter die meisten offiziellen und geschäftlichen Aufgaben erledigen. Sie behält einen entspannten Führungsstil bei und vertraut darauf, dass ihre Mitarbeiter kreativ denken und Verantwortung für die Praxis übernehmen. Sie vertraut ihnen nicht nur ihr Geschäft an, sondern sendet sie auch zu monatlichen Schulungskursen, Workshops und Programmen, um ihnen beim Aufbau ihrer Managementfähigkeiten zu helfen. Infolgedessen läuft ihr Geschäft im Wesentlichen automatisch, ohne dass sie persönlich etwas dazu beiträgt.

Dr. Worseg glaubt, dass Delegieren und Vertrauen nicht nur in im Berufsleben wichtig sind, sondern auch im Privatleben. Während sie ihre Zahnarztpraxis aufgebaut hat, war sie so froh, dass  ihre Mutter die Buchhaltung übernommen hat. Das ist ein Aspekt ihres Geschäfts, der sie immer noch verwirrt. Auch jetzt verlässt sich Dr. Worseg oft darauf, dass ihre Mutter sich um ihre Kinder kümmert oder sie zum Mittagessen vom Kindergarten abholt, wenn sie bei der Arbeit gebraucht wird. In ähnlicher Weise schreibt Dr. Worseg ihrer außergewöhnlichen Assistentin Sabine die Erledigung all ihrer geschäftlichen Aufgaben zu. Sabine ist seit ihrer Eröffnung bei Dr. Worseg - sie nennt ihre Praxis liebevoll „unser Baby“, um die zarte und liebevolle Kameradschaft zu demonstrieren, die notwendig ist, um eine eigene Praxis aufzubauen und zu leiten.

Die Geschichte von Dr. Worseg zeigt, dass man häufig Wegbegleiter und Mitarbeiter an den unwahrscheinlichsten Orten finden kann. Zum Beispiel traf sie Sabine in der Umkleidekabine eines Wiener Bekleidungsgeschäfts. Als Frau Dr. Worseg eines Tages in diesem Bekleidungsgeschäft ein Dirndl anprobieren wollte, war die Warteschlange enorm. Hinter ihr standen mehrere Damen, darunter Sabine. Die Umkleidekabine war groß genug für alle, also lud sie sie ein, sich gemeinsam umzuziehen und begann ein Gespräch mit Sabine, die, wie sich herausstellte, Zahnarzthelferin von Beruf war. Zu dieser Zeit arbeitete Sabine in einer Zahnarztpraxis, die auf der Suche nach einem Ersatzzahnarzt war. Dr. Worseg trat als Ersatz in die Zahnarztpraxis ein und eröffnete bald ihre eigene Praxis mit Sabine.

Auf die Frage nach einem Erfolgsrezept für den Aufbau eines so starken Supportnetzwerks scheint Dr. Worseg skeptisch. Wenn es ein Rezept gäbe und sie es gefunden hätte, wäre sie jetzt Millionärin, wie es bei den meisten Menschen der Fall wäre. Das Ganze ist nur etwas, mit dem man nach seinen eigenen Vorstellungen lernen und experimentieren müsse.

Rat für jüngere Zahnärzte, die sich mehr Selbstständigkeit wünschen.

Dr. Worseg ist eine große Befürworterin dafür, seinen eigenen Wünschen zu folgen, sein eigenes Ding durchzuziehen und Unabhängigkeit zu erlangen. Sie warnt jedoch auch davor, dass man realistische Erwartungen und Absichten haben muss. Wenn man eine eigene Zahnarztpraxis oder Produktlinie für mehr Unabhängigkeit, Selbstverwirklichung und Zufriedenheit gründen möchte, ist dies auf jeden Fall eine gute Idee.

Wie die Situation von Dr. Worseg zeigt, gibt es nichts Wichtigeres als den Aufbau eines vertrauenswürdigen Teams mit zuverlässigen persönlichen Assistenten bei der Führung einer Zahnarztpraxis oder überhaupt eines Unternehmens. Eine effektive Delegation von Aufgaben ist das beste Mittel, um ein Unternehmen zu skalieren, das Team zu erweitern und gleichzeitig genügend Zeit für andere Aufgaben und ein persönliches Leben zu haben. Persönliche Assistenten können bei entsprechender Auswahl und Schulung Ihren administrativen Workflow im Wesentlichen abnehmen, so dass Sie sich auf Ihre primären Aufgaben in der Zahnheilkunde konzentrieren können. Eine unsorgsames Delegieren kann aber auch zu Komplikationen im Team führen und einen gegenteiligen Effekt haben.

Nicht alle von uns haben das Glück, eine Sabine zu haben, also eine persönliche Assistentin, die die meisten geschäftlichen und betrieblichen Aufgaben erledigt, so dass Sie sich um nichts kümmern müssen. Wenn wir solche Mitarbeiter nicht finden, machen wir normalerweise das Fehlen eines ausreichenden Talentpools verantwortlich. Aber meistens liegt der Fehler bei uns, denn wir setzen Fähigkeiten und Talente nicht effektiv ein. Die Auswahl persönlicher Assistenten ist eine ebenso heikle Aufgabe mit so vielen Hierarchien wie Ihr gesamter Mitarbeiterpool.

Wenn Sie die richtige persönliche Assistenzkraft für die richtigen Aufgaben finden, können Sie Ihre Workflow-Kapazitäten vervielfachen und so zu einem besseren Leiter und Manager werden. Um dies zu erreichen, müssen Sie die richtigen persönlichen Assistenten auswählen, die richtigen Aufgaben an sie delegieren und sie auf Ihre Managementaufgaben vorbereiten, damit Sie sich auf Ihre Tätigkeiten als Zahnarzt konzentrieren können. Im Folgenden finden Sie Tipps zur Suche nach den idealen persönlichen Assistenten, zur Maximierung ihres Potenzials sowie weitere Tipps zur Automatisierung von Arbeitsabläufen.

Die besten Büroleiter und Assistenten werden nicht gefunden — sie werden aufgebaut.

Man geht häufig davon aus, dass man einfach einen Assistenten finden können, der alle Management-Lasten übernehmen kann. Sicher, einige Leute haben das Glück, auf die perfekten Manager zu stoßen, die alle Verantwortlichkeiten übernehmen können und von Anfang an extreme Loyalität zeigen. Meistens findet man jedoch Mitarbeiter, die sich langsam in das Unternehmen einarbeiten müssen. Anstatt zu versuchen, den besten Büroleiter zu finden, lohnt es sich aber, zu lernen, ihn zum perfekten Manager zu machen. Loyalität wird schließlich nicht gekauft, sondern gewonnen.

Eine der besten Möglichkeiten, Ihre potenziellen Büroleiter aufzubauen, ist eine Hierarchie an Aufgaben. Erstellen Sie eine mentale Karte aufgabenbasierter Hierarchien, wobei jede Ebene mehr Kreativität, mehr Verantwortung, mehr Fähigkeiten und mehr Vertrauen verlangt. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter oder Assistenten in Ihrer Zahnklinik haben, können Sie eine mentale Registerkarte über deren Fortschritt erstellen. Führen Sie sie in die richtige Richtung und sehen Sie, wie viel Initiative sie zeigen. Wenn Ihre Mitarbeiter mehr Initiative zeigen, lassen Sie sie mit mehr Verantwortung höher klettern, bis Sie einen Mitarbeiter gefunden haben, der in der Lage ist, Ihr Unternehmen zu verwalten.

Das Folgende ist eine kurze Übersicht über die verschiedenen Ebenen und Hierarchien, die Ihre Assistenten hinaufklettern können.

Level 1: Assistenten 

Zahnarzthelfer spielen viele Rollen bei der Unterstützung eines primären Zahnarztes, zum Beispiel kümmern sie sich um Röntgenaufnahmen, die Patientenversorgung, Terminverwaltung, usw. Die meisten Zahnärzte suchen Zahnarzthelfer, die in ihren verschiedenen Rollen technisch versiert sind und eine ausreichend freundliche Persönlichkeit haben. Wenn Sie zum ersten Mal mit Ihrer Zahnarzthelferin zusammenarbeiten, geben Sie ihr äußerst detaillierte Informationen zum Planen von Terminen, zu Aufzeichnungen, Notizen, usw. Je nachdem, wie sie die Aufgaben erledigen und wie kreativ sie sind, können Sie entscheiden, ob Sie ihr weitere Verantwortungsbereiche übertragen möchten.

 Level 2: Exekutive

Wenn Ihre Zahnarzthelferin über ausreichende Fähigkeiten und Initiative im Management verfügt, können Sie die Menge an Aufgaben und Autonomie erhöhen. Administrative Führungskräfte können Ihre Termine, Patienten, Aufzeichnungen, Kontakte, Lieferanten und andere Geschäftsprozesse mit begrenzter Aufsicht verwalten. Diese müssen Ihnen möglicherweise noch bei der Reinigung und bei ähnlichen Aufgaben behilflich sein, aber Sie können sie stärker auf geschäftsbezogene Aufgaben ausrichten. Mitarbeiter auf der Führungsebene sollten mit den Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens bestens vertraut und in der Lage sein, die meisten alltäglichen Aufgaben zu erledigen, obwohl Sie ihnen (noch) keine sensiblen und vertraulichen Informationen anvertrauen sollten.

 Level 3: Manager

Sobald Sie Ihren Mitarbeitern auf der Führungsebene vollständig vertrauen und diese Selbstständigkeit zeigen, können Sie sie vollständig auf die Managementseite Ihrer Zahnarztpraxis verlagern. Ihre Büroleiter können in dieser Phase Ihr gesamtes Unternehmen abwickeln - sie verwalten Ihre Mitarbeiter, führen alle Geschäftsprozesse aus, kümmern sich um Patienten und Lieferanten usw., ohne oder mit nur geringem Aufwand Ihrerseits. Diese Mitarbeiter kennen Sie und Ihr Unternehmen in- und auswendig, übernehmen die vollständige Verantwortung für den Erfolg und kümmern sich um alle Ihre Geschäftsanforderungen, bevor Sie diese überhaupt vorhersehen können.

Sie brauchen jemanden, der seit mehreren Jahren mit Ihnen zusammenarbeitet und der unglaublich vertrauenswürdig ist, um diese Position einzunehmen, da sie mit hoher Vertraulichkeit und Vertrauen verbunden ist. Sobald Sie die ideale Zahnarzthelferin für diese Position jedoch erfolgreich aufgebaut haben, können Sie sich sicher sein, dass Sie sich endlich ganz auf Ihre Tätigkeit als Zahnarzt konzentrieren können. Wenn Sie dieser Aufgabenhierarchie folgen, haben Sie bald einen Büroleiter, der mehr als 80 % Ihrer Managementprozesse abwickelt, so dass die Zahnarztpraxis im Wesentlichen unabhängig läuft.

Halten Sie regelmäßig Meetings mit Ihren Assistenten und Managern ab.

Nur weil Sie einen Büroleiter haben, dem Sie implizit vertrauen, bedeutet das noch nicht, dass Sie die Führung vollständig loslassen können. Sie müssen immer noch den Überblick über alle Ihre Geschäftsaufgaben behalten und informiert bleiben. Durch regelmäßige Einzelgespräche mit Ihren Angestellten bleiben diese vertrauenswürdig und verantwortungsbewusst und Sie wissen genau, was gerade mit Ihrer Zahnklinik passiert. Während des Meetings können sie Sie über alle erledigten Aufgaben oder den Fortschritt der laufenden Aufgaben informieren, so dass Sie wissen, welche Aufgaben offiziell abgeschlossen sind. Sie können Ihren Assistenten auch die nächsten Aufgaben für die kommenden Wochen oder Monate erteilen. Idealerweise sollte Ihr Büroleiter dazu befugt sein, sich auf das Geschäftswachstum zu konzentrieren, während Sie sich auf die Zahnmedizin und das Wohlbefinden Ihrer Patienten konzentrieren

Ressourcen und Training anbieten, um ihr Wachstum zu fördern.

 So wie Dr. Worseg ihrem Team monatliche Schulungen und Workshops anbietet, ist es wichtig, Ihren Assistenten und Teammitgliedern die Ressourcen und Schulungen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um zu wachsen. Sie können das Training entweder selbst durchführen oder Ihre Assistenten zu Management-Workshops und -Kursen schicken. Wenn Sie in das Wachstum Ihres Assistenten investieren, erhöhen Sie dessen Loyalität zu Ihrem Unternehmen, fördern seine Fähigkeiten und Sie finden somit einen Zahnklinikmanager, der sämtliche geschäftlichen Aufgaben selbstständig erledigen kann.

Förderung einer stärkeren Eigenverantwortung für Arbeit und Geschäft.

Sobald Ihre Assistenz die Ebenen hinaufsteigt, um Ihr Verwaltungsleiter oder Manager zu werden, muss sie Ihre Zahnklinik wie ihre eigene behandeln. Sie sollten das vollständige Eigentum an dem Geschäft haben. Aber dieses Gefühl der Eigenverantwortung geht mit einem inhärenten Gefühl einher; Sie können sie nicht darum bitten. Durch Ermutigung, persönliche Interaktionen, Schulungen und größere Verantwortung sehen Ihre Assistenten Ihr Unternehmen und dessen Erfolg als ihr eigenes an. Ebenso liegt es in Ihrer Verantwortung, ihnen vertrauliche Daten zu übermitteln und ihnen den Respekt gegenüberzubringen, den sie für die Verwaltung Ihrer Mitarbeiter benötigen. 

Sobald Sie einen Assistenten gefunden haben, der mit allen Aspekten Ihres Unternehmens vertraut ist und dem Sie implizit vertrauen, können Sie sich mehr als alles andere auf die Aufgaben konzentrieren, an denen Sie interessiert sind - Zahnmedizin und außergewöhnliche Patientenerfahrungen.